Ein Sicherheitsunternehmen steuert man über eine Handvoll Kennzahlen: geleistete Stunden pro Monat und Segment, Personalstruktur (Festangestellte, Aushilfen, Kooperationspartner), Urlaubs- und Resturlaubsstände, Krankheitstage samt Muster, Alarmverfolgungszeiten – und daraus abgeleitet den Forecast. Wer diese Zahlen jederzeit abrufen kann, erkennt Schwachstellen, bevor sie teuer werden, und überzeugt nebenbei Bank, TÜV und VdS.
In Folge 1 von Mundtschutz habe ich mit Michael Mundt gesprochen, der sein Sicherheitsunternehmen 25 Jahre geführt hat. Auf die Frage, was ihm an der Software am wichtigsten war, kam nicht der Dienstplan – sondern das Auswertungstool:
„Für mich als Unternehmer – ich denke, für jede Führungskraft – ist dieses Auswertungstool Gold wert. Ich kann Vorhersagen treffen, ich kann Schwachstellen erkennen und entsprechend gegenarbeiten.”
Das sind die Kennzahlen, mit denen er gearbeitet hat.
1. Stunden und Einsatzstruktur
Die Basisgrößen: Wie viele Stunden hatten wir in diesem Monat? Wie viele Mitarbeiter – Festbeschäftigte, Aushilfen, Teilzeit, Kooperationspartner? Wie viele Leute sind in welchem Segment eingesetzt? Daraus entstanden Monatsauswertung und Vorkalkulation für die kommenden Monate.
2. Urlaub und Resturlaub
„Man kann genau sehen, wie viele Tage Urlaub schon genommen wurden, wie viel Anspruch überhaupt da ist, ob es Resturlaub gibt und ob er mit ins nächste Jahr genommen werden kann.”
Unspektakulär – bis zum Jahresende, wenn sich unbeachtete Resturlaubsberge gleichzeitig in Personalengpässe und Rückstellungen verwandeln.
3. Krankheitstage – und ihre Muster
Die heikelste, aber ehrlichste Kennzahl:
„Ich konnte sehen: die Gesamtkrankheitstage, aber auch, wie sich das gestaltet – Krankheit immer montags oder wirklich mal zusammenhängend. Gegebenenfalls konnte man daraus Schlüsse ziehen und den Mitarbeiter zum Mitarbeitergespräch einladen.”
Es geht nicht um Verdächtigungen, sondern um Führung: Muster sehen, das Gespräch suchen, Ursachen klären.
4. Alarmverfolgungszeiten
Für Unternehmen mit Interventions- oder Revierdienst die Qualitätskennzahl schlechthin: Anzahl der Alarmverfolgungen pro Monat und die durchschnittliche Verfolgungszeit – „wo war es gut, wo war es schlecht”. Relevant nicht nur intern: VdS-Vorschriften und die DIN 77200 verlangen genau diese Nachweise, und die Auditoren (bei Michael: der TÜV) wollten die Ausdrucke sehen. Wichtig dabei: Das System war „nicht bestechlich” – eine 50-Minuten-Verfolgung ließ sich nicht schönen, nur erklären.
5. Der Forecast
„Ab einer gewissen Größe muss man einen Forecast fertigen. Aufgrund dieser Daten wurde der Forecast erstellt – das hat mir die Arbeit sehr erleichtert. Und das kommt auch immer ganz nett bei der Bank an.”
Wer seine Zahlen aus dem System zieht statt aus dem Bauch, führt andere Gespräche mit Banken – und mit sich selbst.
Fazit
Keine dieser Kennzahlen erfordert einen Datenanalysten. Sie erfordern nur, dass Dienstplan, Zeiterfassung, Abwesenheiten und Alarmdaten in einem System liegen – dann fallen die Auswertungen als Nebenprodukt ab, statt am Monatsende zusammengesucht zu werden. Genau dafür wurde das Auswertungstool in Darkbird gebaut: auf Anregung eines Unternehmers, der wissen wollte, wo er steht.
Das ganze Gespräch gibt es in Folge 1 von Mundtschutz.