Die Dienstplanung im Sicherheitsdienst hat drei Epochen durchlaufen: handgeschriebene Papierbögen (bis in die 1990er), Excel-Tabellen (ab den 90ern bis weit in die 2010er – vielerorts bis heute) und integrierte Software, bei der aus dem Dienstplan automatisch Lohn und Kundenabrechnung entstehen. Wer den Weg kennt, versteht, warum „das haben wir immer so gemacht” die teuerste Planungsmethode ist.
Für Folge 1 von Mundtschutz saß mir mein erster und wichtigster Zeitzeuge gegenüber: Michael Mundt, mein Vater – seit 1983 in der Sicherheitsbranche, erst als Betriebsleiter bei einem der größten deutschen Sicherheitsunternehmen, ab 1997 mit eigenem Unternehmen.
Epoche 1: Das Dienstplan-Heft (bis 1991)
Wie Dienstplanung in den 80ern aussah, beschreibt Michael so:
„Es wurden DIN-A3-Bögen genommen, in der Mitte mit einem Faden zusammengebunden und zusammengeklappt, sodass man ein Heft hatte. Für jedes Objekt gab es ein Blatt – oben die Namen, darunter die Dienstzeiten. Das haben wir tatsächlich bis 1991 gemacht.”
Jede Änderung: radieren, durchstreichen, neu schreiben. Jede Auswertung: zählen von Hand.
Epoche 2: Excel (ab den 90ern)
Dann kamen „die ersten Excel-Geschichten”. Ein Fortschritt – aber Excel plant nur, es rechnet nicht ab, prüft nicht und meldet nichts. Daneben lief für die Löhne eine DOS-Software, „sehr umständlich”. Als das eigene Unternehmen wuchs, kam der Punkt: „Wir brauchen ein Programm, um das professioneller zu machen.”
Die Programme, die es damals gab, fielen im Praxistest durch – aus einem Grund, der bis heute aktuell ist:
„Das war zu abstrakt. Da wurde kein Name eingetragen, da stand eine Eins, eine Zwei, eine Drei – und irgendwo auf Seite 20 wurde dann definiert, welcher Mitarbeiter das überhaupt war. Das hat mir nicht gefallen.”
Epoche 3: Software aus der Praxis (ab 2012)
Also fiel 2012 der Satz, mit dem Darkbird begann: „Tobias, du bist doch Programmierer. Kannst du mir das so gestalten, dass das jeder versteht?” Die erste Ansicht war übrigens gar nicht der Dienstplan, sondern die Alarmübersicht der Notrufzentrale; die Dienstplanung folgte. Nach einem Jahr stand das Konstrukt – entwickelt nicht am Schreibtisch, sondern im Betrieb:
„Nicht am Schreibtisch, sondern learning by doing.” – Ich habe teilweise nachts beim Kunden im Objekt gesessen und programmiert.
Der entscheidende Unterschied zur Excel-Epoche war die Integration: Die Einsatzplanung wurde Grundlage der Abrechnung – für den Kunden und für die Mitarbeiter. Damit ließen sich Veranstaltungen mit bis zu 2.000 eingesetzten Mitarbeitern in einem Monat planen und abrechnen. Und alles blieb nachvollziehbar:
„Auch nach einem Jahr konnte man reingehen in den entsprechenden Monat und alles nachvollziehen – wenn es Differenzen in der Rechnungslegung gab oder Fragen vom Arbeitsamt zu ausgeschiedenen Mitarbeitern.”
Was sich daraus lernen lässt
- Werkzeuge prägen Fehlerquoten. Papier und Excel trennen Planung von Abrechnung – an genau dieser Naht entstehen Übertragungsfehler.
- Verständlichkeit schlägt Funktionsumfang. Die abstrakten Systeme der 2000er scheiterten nicht an Features, sondern daran, dass niemand im Büro sie verstand.
- Gute Branchensoftware entsteht in der Branche. Jede Darkbird-Funktion geht auf einen Satz zurück, der in einem echten Büro fiel: „Das müsste doch eigentlich mit Software gehen.”
Das ganze Gespräch – inklusive Michaels Blick auf Drohnen, Rechenzentren und die Zukunft der Branche – gibt es in Folge 1 von Mundtschutz. Übrigens: Mit 73 steigt er gerade wieder ins Sicherheitsgewerbe ein. Erste Amtshandlung: Darkbird einrichten.