Gute Dienstplan-Software für den Sicherheitsdienst erkennt man daran, dass aus dem Dienstplan alles Weitere entsteht: Lohnabrechnung, Leistungsnachweise für die Kunden, Mitarbeiter- und Kundenverwaltung – ohne doppelte Erfassung. Ebenso wichtig in der Praxis: Qualifikationen jederzeit im Zugriff, mobil nutzbar, verständlich ohne lange Einarbeitung. Denn das mächtigste Programm nützt nichts, wenn es für den Alltag zu kompliziert ist.
Genau darüber habe ich in Folge 2 von Mundtschutz mit Ruslan Gagiev und Chris Lemmen von der PROFISEC Schutz & Sicherheit GmbH aus Heinsberg gesprochen – einem Unternehmen, das seit über elf Jahren besteht, im Jahr über 85 Veranstaltungen absichert und überwiegend für Kommunen, Städte und Behörden arbeitet. Und das vor Darkbird bereits zwei andere Systeme im Einsatz hatte.
Mächtig ist nicht gleich passend
Profisec startete mit Staffomatik, danach kam Secplan. Chris, der bei Profisec die Disposition verantwortet, sagt darüber rückblickend:
„Secplan ist ein sehr großes Programm, kann sehr, sehr viel – ist aber für unsere Belange zum Teil echt kompliziert gewesen.”
Das ist ein Muster, das ich aus vielen Gesprächen kenne: Der Funktionsumfang auf dem Papier entscheidet nicht darüber, ob eine Software im Alltag funktioniert. Entscheidend ist, ob die Disposition damit schneller wird – nicht langsamer.
Die Checkliste aus der Praxis
Als Chris nach einer Alternative recherchierte, hatte er eine klare Anforderungsliste – seine „eierlegende Wollmilchsau”:
„Ich wollte über Darkbird die Dienstplanung erstellen können. Mitarbeiterverwaltung, Kundenverwaltung. Ich wollte aus dem Programm heraus die Lohnabrechnungen für die Mitarbeiter erstellen können – und die Leistungsnachweise für die Kunden, weil viele Kunden die Stundennachweise detailliert haben wollen.”
Daraus lässt sich die Checkliste ableiten, die jeder Sicherheitsdienst an eine Dienstplan-Software anlegen sollte:
- Dienstplanung als Kern – schnell änderbar, für alle sichtbar
- Lohnabrechnung direkt aus dem Plan – keine Übertragung in ein zweites System
- Leistungs-/Stundennachweise für Kunden aus denselben Daten
- Mitarbeiter- und Kundenverwaltung inklusive Dokumenten und Qualifikationen
- Wächterkontrollsystem (WKS) im selben System
- Mobil nutzbar – auch von unterwegs und per App
Der Punkt dahinter: Jede Systemgrenze, über die Daten von Hand getragen werden müssen, ist eine Fehlerquelle – und kostet jeden Monat Zeit.
Der Alltagstest: drei Brandschutzhelfer, sofort
Wie sich das konkret anfühlt, beschreibt Chris mit einer Situation, die jeder Disponent kennt:
„Dann ruft ein Kunde an: Pass auf, ich brauche drei Brandschutzhelfer auf die Schnelle. Das hast du auswendig nicht im Kopf. Dann nehme ich mein Smartphone, gehe ins Dienstprogramm, filtere die Mitarbeiter nach Qualifikation – bam.”
Das ist für mich der ehrlichste Test für jede Branchensoftware: Nicht die Featureliste, sondern die Frage, wie viele Sekunden zwischen Kundenanruf und belastbarer Antwort liegen.
Software muss mitwachsen
Profisec arbeitet inzwischen seit rund zwei Jahren mit Darkbird – und war dabei nie nur Nutzer, sondern immer auch Feedbackgeber. Ruslan beschreibt es so:
„Schritt für Schritt, eine Möglichkeit nach der anderen, sind wir mitgekommen, haben Feedback gegeben – und du hast schnell reagiert, schnell bearbeitet. Wir sind Hand in Hand zusammengekommen.”
Ein Beispiel: Das Büro von Profisec arbeitet komplett mit Apple-Geräten – die App dafür kam als direkte Folge solcher Rückmeldungen. So ist Darkbird insgesamt entstanden: aus Anforderungen, die echte Sicherheitsunternehmen im Alltag formuliert haben, nicht am Reißbrett.
Und was noch fehlt – ehrlich gesagt
Zur Wahrheit des Gesprächs gehört auch Kritik, und die gebe ich hier gern wieder: Chris wünscht sich Planungshinweise – eine Warnung, wenn ein Mitarbeiter zeitgleich doppelt eingeteilt wird oder seine Ruhezeit überschreiten würde. Das konnte sein altes System, Darkbird meldet es bisher nicht.
Der Hintergrund ist eine bewusste Design-Entscheidung: Darkbird bildet ab, was in der Realität passiert – Verspätungen, fehlende Ablösungen, kurzfristige Änderungen lassen sich immer eintragen, statt vom Programm verboten zu werden. Aber Abbilden und Warnen schließen sich nicht aus: Der technische Umbau, der Planungshinweise, Schichttausch und offene Schichten als Bewerbungsliste möglich macht, steht auf der Roadmap ganz oben.
Fazit
Die Auswahl einer Dienstplan-Software entscheidet sich nicht am Funktionskatalog, sondern an drei Fragen aus dem Alltag: Entsteht aus dem Dienstplan automatisch Lohn und Kundennachweis? Habe ich Qualifikationen und Verfügbarkeiten von unterwegs im Zugriff? Und komme ich ohne wochenlange Einarbeitung klar? Wer diese drei Fragen im eigenen Betrieb testet – am besten mit einer Demo und echten Fällen –, merkt schnell, ob ein System passt.
Das ganze Gespräch mit Ruslan und Chris von Profisec gibt es in Folge 2 von Mundtschutz – auch mit den Themen Veranstaltungsschutz, Personalgewinnung und KI im Sicherheitsdienst.